Închiderea anului este ansamblul operațiunilor prin care firma verifică și finalizează evidențele perioadei: concilieri, inventar, regularizări, calculul rezultatului și pregătirea situațiilor financiare. Pentru o firmă mică, ea merge bine dacă începi pregătirea cu câteva săptămâni înainte și lucrezi pe o listă, împreună cu contabilul. Întrebările de mai jos acoperă lucrurile pe care antreprenorii le cer cel mai des.
Ce înseamnă, de fapt, închiderea anului?
Pe parcursul anului, contabilul înregistrează operațiunile lună de lună. La sfârșit, se face un set de verificări și ajustări suplimentare, ca evidențele să reflecte corect realitatea la data încheierii exercițiului: ce sume au fost încasate, ce datorii rămân, cât valorează stocurile și echipamentele, ce cheltuieli aparțin anului respectiv. Rezultatul este baza pentru situațiile financiare anuale și pentru calculul impozitelor aferente.
Este mai amplă decât închiderea unei luni, dar are aceeași logică. De altfel, pașii lunari sunt prezentați în materialul despre închiderea de lună și operațiunile contabilului, iar înțelegerea lor face mult mai ușoară trecerea la cea anuală.
Când trebuie să încep pregătirea?
Cu cel puțin o lună înainte de finalul anului. Primul pas este să stabilești împreună cu contabilul un calendar: ce documente trebuie predate, până când, când se face inventarul, când discutați rezultatele. Dacă aștepți până în ianuarie, riști să descoperi lipsuri când mai ai puțin timp și când și contabilul este aglomerat cu alți clienți.
Un calendar realist ia în calcul și zilele libere de la finalul anului, când atât tu, cât și contabilul și partenerii vă puteți afla în concediu. Planifică predarea documentelor înainte de sărbători, nu după, și stabilește cine poate fi contactat dacă apar urgențe în acea perioadă.
Ce documente trebuie să am la zi?
Toate cele din timpul anului, dar în mod special:
- facturile emise și primite din ultimele luni, cu atenție la cele de la finalul perioadei;
- extrasele bancare complete, inclusiv ultimele zile ale anului;
- registrul de casă și justificările pentru numerar;
- documentele despre salarii și contribuții;
- contractele de credit sau leasing și graficele de rambursare;
- lista activelor firmei și a eventualelor achiziții sau vânzări.
Dacă ceva lipsește, cere-l din timp. Un furnizor sau o bancă au nevoie de zile, uneori de săptămâni, pentru a emite un duplicat sau o confirmare.
O practică bună este să faci un sondaj intern: întreabă colegii dacă au plătit ceva din banii proprii pentru firmă sau dacă au documente rămase asupra lor. Surprinzător de des, o chitanță importantă se află într-un sertar sau într-o geantă și ajunge la contabil abia când închiderea este aproape terminată.
Ce este concilierea și de ce o cere contabilul?
Concilierea este compararea a două evidențe care ar trebui să arate același lucru: de exemplu, extrasul de cont cu înregistrările contabile, sau soldul clientului din contabilitate cu cel din evidența lui. Diferențele se explică: o plată în tranzit, o factură neînregistrată, o eroare de sumă. Contabilul îți va cere confirmări de la clienți și furnizori, iar răspunsurile tale rapide scurtează procesul.
Se face inventar la sfârșit de an?
De regulă, da, mai ales dacă firma are stocuri, echipamente sau sume importante de încasat ori de plătit. Inventarul confruntă ce există cu ce apare în evidență și clarifică diferențele. Pentru o firmă de servicii, cu puține bunuri, el poate fi mult mai simplu, dar tot trebuie verificate banii, creanțele și datoriile. Întreabă contabilul ce se aplică firmei tale și respectă calendarul stabilit.
Ce sunt regularizările de sfârșit de an?
Sunt ajustări prin care veniturile și cheltuielile se atribuie perioadei corecte. Dacă ai plătit în decembrie un abonament pentru anul următor, o parte din cost aparține altui an. Dacă ai prestat un serviciu în decembrie, dar l-ai facturat în ianuarie, venitul poate aparține anului încheiat. Contabilul le identifică, dar are nevoie de informații de la tine: contracte, termene de prestare, perioadele acoperite de plăți. Cu cât ești mai clar în explicații, cu atât regularizările sunt mai corecte.
Cum aflu rezultatul și ce fac cu el?
După ce evidențele sunt verificate și regularizate, contabilul calculează rezultatul anului și pregătește situațiile financiare. Cere o discuție în care să-ți explice cifrele principale: cum a evoluat activitatea, cum stau datoriile și banii, ce impozite rezultă. Aceasta este și ocazia să planifici ce urmează: investiții, angajări, distribuirea profitului, dacă firma o permite. Pentru decizii legate de distribuirea sumelor către asociați, consultă mai întâi specialistul, pentru că regulile și costurile fiscale diferă.
Ce greșeli apar cel mai des la închiderea anului?
Printre cele mai frecvente: documente predate pe ultima sută de metri, facturi uitate, extrase incomplete, bunuri scoase din uz care rămân în evidență, creanțe vechi pe care nimeni nu le mai urmărește. Fiecare dintre ele se previne printr-o listă de verificare completată din timp. Ține-o în același loc cu celelalte documente ale anului, ca să o poți relua și în perioadele următoare.
Dacă vrei un punct de plecare în înțelegerea fiscalității firmei, în limbaj accesibil, poți consulta și publicația FiscalPress, care organizează explicațiile pe teme practice pentru antreprenori.
Cum fac anul următor mai ușor?
Cea mai bună pregătire pentru o închidere liniștită este disciplina din restul anului: documente predate lunar, conciliere trimestrială, o evidență a activelor actualizată pe parcurs. Dacă lucrezi așa, închiderea anului devine o prelungire firească a muncii obișnuite, nu o perioadă de criză. La final, notează ce a mers prost și ce a mers bine, ca anul următor să porniți de la o listă îmbunătățită.
Merită menționat și rolul tău de administrator: tu iei deciziile, tu semnezi, tu răspunzi. Citește ce primești de la contabil, pune întrebări și nu semna nimic ce nu înțelegi, chiar dacă termenul se apropie.
