O lună de salarizare externalizată are patru momente fixe. În ultimele zile ale lunii, firma închide și trimite pontajul. În primele zile ale lunii următoare, furnizorul calculează salariile. La data din contractele de muncă, firma plătește netul. Până pe 25, furnizorul depune Declarația 112, iar firma achită contribuțiile și impozitul.
Printre aceste repere se strecoară evenimentele fără dată fixă, cum sunt angajările, măririle de salariu sau concediile medicale, fiecare cu termenul lui. Calendarul de mai jos le așază pe toate în ordine și arată cine răspunde de fiecare, luând ca reper felul în care descrie REALCONT colaborarea cu firmele pentru care calculează salariile.
Ultimele zile ale lunii: firma închide pontajul
Luna de salarizare începe, paradoxal, la sfârșitul lunii lucrate. Persoana care ține pontajul îl închide și îl trimite furnizorului împreună cu certificatele medicale primite și cu modificările lunii: angajări, încetări, bonusuri. Este un pas pe care nimeni din afara firmei nu îl poate face, pentru că numai firma știe cine a lucrat, cât și în ce zile.
De calitatea acestui pachet depinde tot ce urmează. Un certificat medical sosit după calcul înseamnă stat de plată refăcut. Un bonus comunicat verbal, pe fugă, riscă să fie uitat ori trecut cu altă valoare. Firmele la care lucrurile merg fără recalculări au, de obicei, o zi internă fixă pentru închiderea pontajului și un singur mesaj în care pleacă tot.
Primele zile ale lunii următoare: furnizorul calculează
Odată primite datele, mingea trece la furnizor. Acesta calculează salariile și pregătește trei lucruri: statul de plată, fluturașii și ordinele de plată. Statul arată, pentru fiecare salariat, drumul de la brut la net. Fluturașul este varianta individuală, pe care o primește fiecare om. Ordinele de plată sunt instrucțiunile pe care firma le va folosi la bancă.
Firma nu stă deoparte în aceste zile. Cineva cu drept de decizie parcurge statul înainte de plată și verifică lucrurile pe care doar firma le poate ști: dacă apar toți oamenii, dacă bonusurile sunt cele hotărâte, dacă zilele de concediu corespund realității. La o echipă mică, verificarea ia zece minute și prinde greșelile cât încă se pot corecta fără urmări.
Ziua de salariu: firma plătește netul
Data plății nu o alege furnizorul și nici contabilul. Ea este prevăzută în contractele de muncă, iar la acea dată firma plătește salariile nete din contul propriu. Calendarul întregii luni se construiește, de fapt, de la această zi înapoi: dacă salariile se plătesc pe 10, pontajul trebuie să fi plecat destul de devreme încât calculul și verificarea să încapă înainte.
Tot acum ajung fluturașii la salariați. La REALCONT, aceștia pot fi trimiși direct fiecărui angajat pe e-mail, ceea ce scutește firma de distribuirea lor și păstrează discreția asupra sumelor. Din același motiv, accesul la datele salariale este limitat la echipa dedicată clientului.
Până pe 25 a lunii următoare: declarația și plata către stat
Ultimul reper fix are doi actori cu sarcini diferite. Furnizorul depune Declarația 112, în care sunt raportate salariile lunii și sumele datorate pentru ele. Firma plătește contribuțiile și impozitul. Termenul declarației este 25 a lunii următoare celei pentru care s-au calculat salariile.
Împărțirea trebuie înțeleasă bine de cel care administrează banii firmei. Declarația depusă nu ține loc de plată: una este raportarea, cealaltă este virarea efectivă a banilor. De aceea furnizorul comunică din timp sumele, astfel încât ele să poată fi prevăzute în trezoreria lunii, alături de chirie, furnizori și rate.
Evenimentele fără dată fixă
Unele obligații nu țin cont de calendarul lunar. Ele pornesc de la un eveniment și au termene proprii în REGES-ONLINE, registrul electronic al salariaților. Potrivit reperelor citate pe site, valabile la data documentării:
- angajarea se transmite cel târziu în ziua anterioară începerii activității;
- modificarea salariului, în cel mult 20 de zile lucrătoare;
- suspendarea pentru concediu medical, în cel mult 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului.
Regula de lucru care decurge de aici este simplă: asemenea vești nu se păstrează pentru pachetul de la final de lună. Se anunță furnizorului în ziua în care au fost hotărâte sau aflate. O angajare comunicată odată cu pontajul, la două săptămâni după ce omul a început lucrul, este deja o problemă pe care niciun calcul corect nu o mai acoperă.
Ce rămâne mereu la firmă
Externalizarea mută calculul, nu și deciziile. Pe cine angajează, cât plătește, ce bonusuri acordă și la ce moment sunt hotărâri ale firmei, iar furnizorul le pune în cifre. La firmă rămâne și obligația care le leagă pe toate: transmiterea la timp a informațiilor.
De aceea contează persoana de legătură. În echipele mici, ea este adesea administratorul însuși sau un coleg care ține pontajul pe lângă alte sarcini. Nu are nevoie de cunoștințe de salarizare, ci de două obiceiuri: să noteze schimbările în ziua în care apar și să le trimită pe același canal, de fiecare dată.
Calendarul pe o singură pagină
Pus pe hârtie și lipit lângă birou, ritmul lunii arată astfel:
- ultimele zile ale lunii: firma trimite pontajul, certificatele medicale și modificările;
- primele zile ale lunii următoare: furnizorul calculează, iar firma verifică statul de plată;
- data din contractele de muncă: firma plătește salariile nete;
- până pe 25: furnizorul depune Declarația 112, firma plătește contribuțiile și impozitul;
- oricând apare o angajare, o modificare de salariu sau un concediu medical: anunț în aceeași zi.
Schema este aceeași la un singur salariat și la o echipă mare. Potrivit paginii de servicii de salarizare, REALCONT lucrează cu firme de la un singur angajat până la sute de salariați, iar serviciul cuprinde calculul salariilor, statele de plată, fluturașii și Declarația 112.
Zilele exacte din interiorul acestui calendar, cum ar fi data până la care se trimite pontajul, se stabilesc între firmă și furnizor, în funcție de ziua de salariu. Situațiile mai puțin obișnuite, de la concedii prelungite la contracte cu timp parțial, se lămuresc cu specialistul în salarizare înainte de a produce efecte pe statul de plată.
